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Des statistiques de vente de différents produits ont été saisies dans Excel (à gauche). Elles ont été triées selon le pays (à droite).
La fonction sous-total d'Excel va nous permettre de totaliser ces ventes suivant des critères variés.
Note 1 : il est impératif de trier les statistiques selon un champ avant d'appliquer un sous-total.
Note 2 : si vous n'êtes pas familiarisé avec le maniement de listes sous Excel, je vous conseille de consulter d'abord la page liste de données.
Appliquer un sous-total
Pour appliquer un sous total, sélectionnez les statistiques en cliquant à l'intérieur du tableau, puis, dans l'onglet Données, cliquez sur Sous-totaux, la boite de dialogue ci-contre apparaît alors.
Dans la zone À chaque changement de : choisissez le champ selon lequel les données seront regroupées pour être totalisées. Ici, les statistiques seront calculées par pays.
Dans la zone Utiliser la fonction : sélectionnez la fonction mathématique souhaitée. Ici les valeurs seront additionnées.
Dans la zone Ajouter un sous-total à : choisissez le champ auquel sera appliquée la fonction mathématique sélectionnée précédemment. Ici, ce sont les chiffres d'affaires (CA) qui seront additionnés.
Note : le bouton Supprimer tout permet d'effacer les sous-totaux présents dans une feuille.
Visualiser des sous-totaux
À leur création, les sous-totaux apparaissent tels qu'illustrés ci-contre à gauche, c'est-à-dire avec le maximum de détails.
On observe le total général des ventes, ainsi que le total de la France et celui de l'Italie. Pour chaque pays, figure une ligne de statistiques par date de vente et par produit.
Les boutons 1, 2 et 3 situés en haut à gauche de la feuille permettent de visualiser plus ou moins de détails sur les statistiques présentées.
Les boutons + et – de la colonne de gauche permettent de développer un niveau de sous-total pour l'afficher en détail, ou, au contraire, de ne montrer que son total général.
Les illustrations ci-dessous montrent ces différentes possibilités.
